Escrevi dois pequenos textos para um livro que será publicado e gostaria de compartilhar com vocês. Espero que gostem.
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O papel da comunicação assertiva na análise de negócio
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Atualmente, ainda
vemos uma grande deficiência nos profissionais de tecnologia em se comunicar
de forma clara e assertiva. Parte se dá devido à formação dos profissionais
da área, encontramos sempre um perfil com conhecimentos mais técnicos e pouco
desenvolvimento na área de matérias humanas. Esses profissionais ainda trabalhavam
muito diretamente com os computadores e pouco com pessoas.
O que
devemos perceber, é que a comunicação tem papel imprescindível para o sucesso
ou fracasso de um projeto, e vejo no analista de negócios o mais interessado
em desenvolver essa habilidade.
Neste
capítulo, quero deixar claro que não basta somente elaborar um bom plano de
comunicação, mas é necessário humanizar mais o relacionamento com nosso
cliente ou parceiro. É importante sentir as pessoas que nos relacionamos nos
projetos, e procurar sempre se comunicar de forma clara, objetiva e
principalmente com uma linguagem apropriada para cada público, seja em uma
reunião, em um telefonema ou num simples email. Na comunicação, nem sempre a
formalidade é um sinônimo de boa comunicação, devemos sempre buscar a
simplicidade para nos comunicar com eficácia.
Porém, não
devemos deixar de lado os controles e métodos da comunicação que nos auxiliam
nos projetos.
Alguns
artifícios importantes para sucesso na comunicação para o analista de
negócios:
- Padrão de documentos, emails, atas de
reunião;
- Definir meios de comunicar (Email,
telefones, reuniões);
- Fluxograma de comunicação;
- Relatórios e cronogramas;
- Indicadores;
- Periodicidade da comunicação do
projeto;
Devemos
sempre estar atentos na forma com que nos comunicamos. Os analistas de
negócio talvez sejam os principais comunicadores nos projetos, é ele que tem
o contato direto com as áreas e clientes, que entende e se faz entender,
buscando sempre a melhor maneira de traduzir as reais necessidades do projeto.
Portanto,
vale à pena investir nessa área que pode agregar tanto para o sucesso de
nossas atividades. Com isso, ganhamos inclusive em nossa vida pessoal, nos
relacionamentos diários. Comunique-se, fale, escreva, participe ativamente,
mas principalmente ouça, essa é e sempre deverá ser sempre a parte mais
importante da comunicação.
E lembre-se, para ser sério não precisamos ser
solenes ou formais. Apenas humanos.
“Feedback
é o café da manhã dos campeões” Richard
Bandler
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Elaboração de um modelo ideal para um bom documento de visão
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Muito se fala sobre o qual deve ser o
padrão ideal e o que deve conter um bom documento de visão. Após uma longa
jornada e observação em diversas empresas, pude concluir que não existe um
padrão e um modelo ideal que funcione bem para todas as empresas. Existe sim,
pontos importantes que sempre devem estar presentes nesse tipo de documento,
porém devemos estar atentos a realidade de nossa organização ou projeto
Cada empresa possui um nível de
maturidade, e uma forma diferente de elaborar seus documentos, mas pretendo
listar quais os principais pontos que um documento de visão deve conter:
- Título e subtítulo: É a porta de entrada do documento, o que mais
irá chamar a atenção de quem estiver lendo. Aqui, devemos resumir em apenas
algumas palavras todo o escopo do projeto. Lembre-se, é essencial que o
título seja breve e objetivo.
- Histórico de versão: Importante para mantermos o controle do
documento, basicamente deve conter data, versão, descrição da versão e autor.
- Índice: Também ajuda a controlar e organizar o documento. Ideal que
fique em uma página separada dos demais tópicos.
- Introdução: Descreva nesse tópico o objetivo do projeto e a sua justificativa,
deve ser breve, ainda não é o momento de detalhar o escopo.
- Partes interessadas: Aqui listamos todos os envolvidos no projeto,
donos, empresas, clientes, equipes, enfim, todos que direta ou indiretamente
fazem parte do projeto. Esse tópico auxilia no plano de comunicação.
Importante descrever qual o papel de cada envolvido, e destacar o dono do
projeto.
- Restrições e Premissas: Muito importante estar documentado quais as
restrições e premissas assumidas por todos.
- Escopo: Esse é momento em que devemos detalhar o escopo do projeto,
se atente as regras de negócio. Caso necessário acrescente fluxos, figuras,
protótipos e exemplos. Mas lembre-se, o documento de visão não é um documento
técnico, deve ser voltado para o negócio e de fácil compreensão por todos.
Para detalhamento técnico utilize outro padrão de documento. Deixe claro no
escopo até as regras simples, é melhor ter a informação explícita a todos. Um
boa dica é solicitar para alguém de fora do projeto ler o documento, se ele
tiver dúvidas é um bom sinal para você revisar o documento
- Entregáveis: É importante estar descrito o que será entregue ao
final do projeto, liste o que se espera ao final do projeto. Esse tópico deve
estar aderente ao que o cliente final necessita.
- Não contemplado: Mostre também o que não faz parte do escopo, ou
seja, o que não está previsto para ser entregue ao final do projeto.
Em suma, não existe “receita de bolo”
para um modelo de documento de visão, mas se seguir os passos acima estará
mais perto de ser entendido. E não esqueça que nunca é necessário escrever
textos longos, difíceis de entender e repetitivos. Faça com que o texto seja
simples e objetivo, afinal a simplicidade é a complexidade resolvida.
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